Unified Communication (vereinheitlichte Kommunikation) ist eine Art Plattform, auf der alle bedeutsamen Kommunikationsdienste wie die klassische Telefonie, Videokonferenzen, E-Mail und auch Voice-Mail und Instant Messaging vereint sind. Es ermöglicht, zeit-und ortsunabhängig auf Geräte und Informationen zu zugreifen und hilft dabei Kommunikations-und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Der Begriff Unified Communication, auch kurz UC, bezeichnet somit die Zusammenführung aller relevanten Kommunikationsdienste in einer zentralen Benutzeroberfläche, dem UC-Client. Der UC-Client stellt damit den Mittelpunkt Ihrer Kommunikation dar, der alle relevanten Kommunikationsdienste in einer Anwendung zusammenführt. Dabei wird der Nutzer, zum jeweiligen Zeitpunkt unterstützt das richtige Endgerät auszuwählen.

Dabei handelt es sich jedoch nicht um eine neue, eigenständige Technologie, sondern die bestehenden Kommunikationsdienste werden zusammengeführt. Der Begriff Unified Communication sollte allerdings nicht mit Unified Massaging verwechselt werden, da dies nur ein Teilbereich von UC darstellt.

Unteranderem wird häufig der Begriff Unified Communications & Collaboration, kurz UCC, verwendet, da durch die Fusion verschiedener Kommunikationsdienste die Zusammenarbeit im Team verbessert werden kann. Aus diesem Grund wird dies inzwischen in vielen Unternehmen eingesetzt.

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1. Medienintegration

Bei UC-Lösungen werden unterschiedliche Medien wie Audio, Video und Text sowie Client-basierte Funktionen wie Instant Messaging in einer gemeinsamen Oberfläche vereint.

Die Anwendung steht Ihnen auf allen möglichen IP-Endgeräten wie PC, Smartphone, Laptop oder Tablet zur Verfügung. Dies ermöglicht Ihnen unteranderem, die zeit- und ortsunabhängige Kommunikation, wie beispielsweise die Video-Konferenz. Zusätzlich wird so das Kommunikationsmanagement vereinfacht. Die Steuerung erfolgt durch den einheitlichen UC-Client, die zentrale Anwendung, die sämtliche Funktionen und Medien bündelt.

2. Präsenzfunktion

Mit der integrierten Präsenzfunktion haben Nutzer von UCC-Lösungen die Möglichkeit, Ihren Verfügbarkeitsstatus anzeigen zu lassen. Dies kann besonders hilfreich bei Mitarbeitern sein, die vom Home-Office, verschiedenen Büros oder Standorten aus, arbeiten.

Die Präsenzfunktion ist ein wichtiger Bestanteil von UC, so können Sie auf einen Blick erkennen, ob und über welches IP-Endgerät ein Arbeitskollege erreichbar ist. Der Verfügbarkeitsstatus ändert sich dabei automatisch, wenn Sie sich beispielsweise gerade in einem Gespräch befinden oder wenn Sie offline sind. Außerdem kann der Status manuell angepasst werden.

Folgende Verfügbarkeitsstatus stehen Ihnen zur Verfügung:

• Verfügbar (grünes Fähnchen)
• Abwesend (gelbes Fähnchen)
• Besetzt (weiß/rot- gestreiftes Fähnchen)
• Offline (weißes Fähnchen)

3. Kontextintegration durch CRM-Connect

Mit der Kontextintegration können Sie Informationen aus anderen Anwendungen in den UC-Client einbinden oder beide Anwendungen miteinander verknüpfen. So besteht die Möglichkeit, ein bereits vorhandenes CRM-System mit dem UC-Client zu verbinden. Die Integration des CRM-Systems in den UC-Client stellt Ihnen bei eingehenden Anrufen wichtige Kundeninformationen zur Verfügung.

Somit erhalten Sie alle wichtigen Anrufer-Informationen gebündelt auf dem Monitor und können unteranderem den bisherigen Kommunikationsverlauf einsehen. Des weiteres können Sie Gebrauch von einigen Features machen, wie die Weiterleitung eines Gesprächs.

4. Kooperationsfunktionen

Durch die Integration von Unified Collaboration in den UC-Client lässt sich die Zusammenarbeit im Team, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Gesprächspartnern und Kunden deutlich vereinfachen.

Video-Konferenzen in HD-Qualität
Über den UC-Client haben Sie die Möglichkeit die Telefonkonferenzen und die Multi-Party-Video-Konferenzen in einer exzellenten Wiedergabequalität durchzuführen. Der Vorteil hierbei ist, sowohl interne als auch Externe Teilnehmer können an der Konferenz teilnehmen. Externe Nutzer können ganz einfach, über einen Browser oder eine Einwahl-Nummer, teilnehmen.

Individuelle Meetingräume
Das integrierte Feature „MyRoom“ stellt Ihnen die Möglichkeit, einen individuellen Meetingraum jederzeit nutzen zu können. Hierbei können Sie auf alle Funktionen wie Instant Messaging, Desktop- und File-Sharing sowie Multi-Party-Video-Konferenzen, zurückgreifen. So können Sie unteranderem standortunabhängige Präsentationen vorführen.

Desktop-und File-Sharing
Mit Unified Collaboration verbessern Sie die virtuelle Zusammenarbeit. In nur wenigen Schritten können Sie Ihren Bildschirminhalt mit einem Gesprächspartner teilen. Dazu müssen Sie die Anwendung nicht einmal verlassen und können ganz einfach, per Drag & Drop Dateien an Kollegen senden.

Durch die Vereinheitlichung wird die interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit optimiert und vereinfacht, dadurch entstehen Vorteile für Ihr Unternehmen.

1. Effizienz in Kommunikations- und Geschäftsprozessen

Durch den Einsatz von UC werden die Kommunikations-und Geschäftsprozesse deutlich effizienter, denn überflüssige Kommunikation kann so deutlich verringert werden.

Über die Präsenzfunktionen haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit einzusehen, ob und über welches Medium Kollegen erreichbar sind. Somit kann der richtige Moment abgewartet und eine Menge Zeit eingespart werden. Zusätzlich kann per Unified Messaging eine Nachricht verfasst und verschickt werden um den gewünschten Gesprächspartner zu Informieren.

Durch die Kooperationsfunktionen wie „Desktop- und File-Sharing“ oder „Multi-Party-Video-Konferenzen“ kann sich die Zusammenarbeit Ihres Teams verbessern. Somit können Mitarbeiter sich schneller austauschen und gemeinsam Präsentationen vorbereiten.

2. Steigerung der Flexibilität und Mobilität

Da die Funktionen von UC, auf unterschiedlichen Entgräten genutzt werden kann, steigt die Flexibilität Ihrer Mitarbeiter enorm an. Da Ihre Mitarbeiter zu jedem Zeit- und Standpunkt erreichbar sind. 

Durch die flexible Wahl des genutzten Mediums verbessern Sie außerdem die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und so besteht die Möglichkeit, die Kundenzufriedenheit zu steigern.

3.Einfache Verwaltung

Durch die Bündelung der bedeutsamsten Kommunikationsdienste wie Telefon, FAX, E-Mail, Instant Messaging sowie Audio-, Video- und Webkonferenzen auf einer Plattform wird die zentrale Administration des Systems vereinfacht.

4. Verbesserung der Kosteneffizienz

Durch den Einsatz von Unified Communication können Kosteneinsparungspotentiale realisiert werden. Unteranderem durch den Wegfall vieler unterschiedlicher Dienste und Systeme können Anschaffungs- und Wartungskosten reduziert werden. Außerdem wird durch die einfache Verwaltung eines UC-Clients der Kostenblock der Administration deutlich reduziert.

Zum anderen entstehen weniger Kosten durch den Einsatz von Kollaborationsfunktionen. Durch das Feature der Video-Konferenzen, kann außerdem Geld für Konferenzräume eingespart werden.

Unified Communications Dienste werden klassischerweise als UCaaS, Unified Communication as a Service, vertrieben. Dies bedeutet, dass die Kosten in Abhängigkeit der Mitarbeiterzahl stehen. Der Vorteil hierbei ist, es müssen keine Großinvestition getätigt werden, da die Anschaffung von analogen Telefonanalgen wegfällt.

5. Mehr Sicherheit

Da die Anwendungen alle über einen zentralen administrierten UC-Client laufen, verringern sich die Sicherheitsrisiken. Denn Nutzer einer UCC-Lösung müssen sich keine unseriösen Kommunikationsdienste mehr herunterladen.