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E-MAIL-ARCHIVIERUNG

Globale Mailsuche, übersichtliche Postfächer und zusätzliche Sicherheit durch regelmäßige Backups sind nur einige der vielen Vorteile der E-Mail-Archivierung als Managed Service. Die Basis stellt dabei MailStore dar: Eine rechtssichere, professionelle Lösung zur Archivierung von E-Mails, die aktuell von mehr als 35.000 Kunden in über 100 Ländern in Anspruch genommen wird. 

MailStore ist überaus einfach zu bedienen. Schulungen oder längere Einweisungen durch Fachpersonal sind nicht nötig. Darüber hinaus erfüllt MailStore die gesetzlichen Anforderungen, die im Rahmen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ab dem 25.Mai 2018 in allen Ländern der europäischen Union umgesetzt werden müssen. MailStore ist sowohl konform zu den Richtlinien der DSGVO als auch zu den Vorgaben zu revisionssicherer Archivierung elektronischer Post. MailStore als Managed Service ermöglicht es Ihnen daher, sofort von den komfortablen Vorteilen zu profitieren und gleichzeitig alle gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Zu diesen Vorgaben gehört in Deutschland, Österreich und der Schweiz auch das vollständige, manipulationssichere und jederzeit zugriffsbereite Archivieren von E-Mails über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Wird diese Archivierungspflicht verletzt, drohen seitens des Gesetzgebers empfindliche Sanktionen! Die E-Mail-Archivierung als Managed Service unterstützt Unternehmen bei der Pflichterfüllung und stellt somit ein echtes Plus an Rechtssicherheit dar. 

Automatisch, einfach, sicher!

Ein Mailarchiv sollte sich vor allem ohne zusätzlichen, arbeitsintensiven und dadurch teuren Mehraufwand in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Im Optimalfall werden versendete oder empfangene E-Mails automatisch archiviert, ohne dass sich Mitarbeiter um diese Aufgabe kümmern müssen. MailStore übernimmt vollautomatisch „im Hintergrund“ alle anfallenden Archivierungsaufgaben, so dass sich Ihre Mitarbeiter vollumfänglich um ihr Tagesgeschäft kümmern können. MailStore stellt sicher, dass keine E-Mails verloren gehen. Bei Bedarf können einzelne Mails jederzeit mit wenigen Mausklicks aus dem Archiv wiederhergestellt werden. Die Cloud-Lösung arbeitet übrigens vollkommen unabhängig von auf Ihren E-Mail-Servern installierten Systemen. Die E-Mail-Archivierung eignet sich daher hervorragend als Ergänzung zu Exchange, Lotus Notes oder anderen, gängigen Server-Lösungen.

Datenschutz garantiert

Gerade bei Cloud-Lösungen spielt der Standort des Servers eine zentrale Rolle. Damit sensible Daten nicht in unbefugte Hände gelangen können, setzen immer mehr Unternehmen auf zertifizierte Server in Deutschland. Die für den Betrieb unserer E-Mail-Archivierung notwendigen Server laufen in verschiedenen, gesicherten Rechenzentren in Deutschland. So können wir ein Archiv garantieren, dass nicht nur revisionssicher, sondern auch vollumfänglich konform zur DSGVO ausgelegt ist. Jedes Archiv ist umfassend durch umfangreiche Sicherheitseinrichtungen geschützt und Ihre sensiblen Daten werden selbstverständlich verschlüsselt archiviert. 
Weitere Informationen zur Technik unserer Server finden Sie auf der Produktseite. 

Kompromisslose Sicherheit und absolute Vertraulichkeit.

Keine Frage, natürlich gibt es unzählige interne Lösungen zur revisionssicheren und gemäß der DSGVO-konformen Archivierung von E-Mails. Neben den Kosten für die Anschaffung, die Installation und den Betrieb sowie dem Pflegeaufwand fest installierter Systeme ist vor allem das Anpassen an neue Gesetzesvorschriften ein Nachteil interner Archiv-Lösungen. 
Insbesondere das seit dem 01. Januar 2017 verschärfte GoBD stellt Unternehmen hier vor eine echte Mammutaufgabe. Denn mit dem restriktiv ausgelegten GoBD sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht kein Kavaliersdelikt mehr. Geschäftsunterlagen, auch in digitaler Form, müssen nun bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Wer vorher vorsätzlich Unterlagen vernichtet oder diese erst gar nicht archiviert, begeht eine Straftat und kann entsprechend zur Verantwortung gezogen werden! 
Mit unserer E-Mail-Archivierung als Managed-Service umgehen Sie die sonst üblichen Zeit- und Kostenaufwände für einen gesetzeskonformen Betrieb Ihres Mailarchivs. Wir garantieren höchste Sicherheits-Standards im täglichen Betrieb, einen umfassenden Schutz vor Datenverlust und das Erfüllen gesetzlicher Vorgaben und Richtlinien.

Die Vorteile unseres Managed-Service für Sie: 

  • Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben 
  • Umfassender Schutz vor Datenverlust 
  • Geringe Kosten 
  • Minimierter Verwaltungsaufwand 
  • Höchste Sicherheitsstandards für Daten und Zugriff 
  • Vereinfachte Backup- und Restore-Prozesse 
  • Gesteigerte Produktivität durch schnellen Zugriff auf archivierte Mails 
  • Einfache, intuitive Bedienung 
  • Serverstandort in Deutschland im nach ISO 27001 zertifizierten Data Center 
  • Vor-Ort-Service auf Wunsch

Transparentes Preismodell

Neben einer monatlichen Grundgebühr zahlen Sie nur für den verwendeten Archivspeicher und die zu archivierenden Postfächer. Dieses reduzierte Preismodell ermöglicht Ihnen eine perfekte Übersicht über die monatlichen Kosten und bewahrt Sie vor unangenehmen Überraschungen in Form ungeplanter Nachzahlungen. Damit Sie sich vorab von der Leistungsfähigkeit unseres Angebotes überzeugen können, ist der erste Monat für die Nutzung unserer E-Mail-Archivierung für Sie kostenfrei. Schon hier unterstützen wir Sie natürlich persönlich bei der Einrichtung – ebenfalls ohne Kosten und ohne Risiko!